Interview met Nick Smet van de gemeente Wetteren over zijn ervaringen met JCC-Personeelsplanning.
Tussen de steden Gent en Brussel ligt de gemeente Wetteren, een gemeente met zo’n 27.000 inwoners. Het is nu een jaar geleden dat de dienst Burgerzaken is overgestapt naar JCC-Personeelsplanning. De gemeente werkte daarvoor al, sinds 2018, met de applicaties JCC-Klantgeleiding en Afspraken.
JCC-Personeelsplanning: eerste kennismaking
In november 2022 maakte de gemeente Wetteren voor het eerst kennis met JCC-Personeelsplanning tijdens de JCC Software klantendag. Nick Smet, diensthoofd Burgerzaken: “Toen begonnen de radartjes al te werken. Hoe maken we de personeelsplanning op dit moment? We zijn tevreden over de software die we al hebben van JCC Software. Kan dit een oplossing zijn voor onze werking? En ik was daar wel van overtuigd!” Na een uitgebreidere demonstratie op locatie was het besluit dan ook snel genomen: de dienst Burgerzaken gaat werken met JCC-Personeelsplanning.
Tijdsbesparing en gemak
In het verleden werd de personeelsplanning in Excel gedaan. Nick vervolgt: “Voorheen moest ik maandelijks zeker een dag voor de personeelsplanning uittrekken om alles correct en volledig te maken in Excel. Nu maak ik de planning in één of twee uur voor een volledige maand.” Een ander groot voordeel volgens Nick: “De applicatie geeft mij een waarschuwing van een onvolledigheid in de planning. Vroeger kwam je met een opgeslagen Excellijst hier pas achter als de burger zich meldde voor zijn/haar afspraak en er was niemand aan het loket. Dat is nu verleden tijd.”
Controle en veiligheid
Maar er is meer, aldus Nick: “Voor de ingebruikname van JCC-Personeelsplanning deelden we een Excelplanning op een server van de gemeente. Iedereen kon wijzigingen doorvoeren en kopieën maken, wat natuurlijk niet de bedoeling was. Als er dan een medewerker wat verstrooid was en de helft van mijn planning had gewist, kon ik opnieuw beginnen.” Is dit dan ook daadwerkelijk gebeurd? “Ja, ik spreek uit ervaring”, antwoord Nick lachend. “Maar nu heb ik als planner controle over de personeelsplanning en komen dit soort dingen niet meer voor.”
Medewerkersportaal
Voor collega’s is het ook veel eenvoudiger geworden. Nick: “In het verleden moesten collega’s hun rooster bekijken via een gedeeld Excelbestand. Dit bestand was niet altijd toegankelijk en actueel. Tegenwoordig kunnen ze via het medewerkersportaal 24 uur per dag en 7 dagen per week het rooster inzien en verlof aanvragen via een smartphone, vaste computer of laptop. En dat niet alleen: door de module werkruilen kunnen collega’s onderling ruilen van dienst en worden knelpunten zo door henzelf opgelost zonder dat ik ertussen kom.”
Koppeling met Outlook
Nick vertelt verder: “Ook de koppeling met Outlook vind ik enorm handig. Hierdoor komt de bezetting van de loketten niet in de knel met bijvoorbeeld geplande vergaderingen. Dit vermijdt veel heen en weer gepingpong in het vinden van beschikbare momenten.”
Zorgcentrum
Het enthousiasme van Nick over de applicatie heeft inmiddels ook het lokale zorgcentrum bereikt. Op korte termijn gaan ze hier een testomgeving inrichten binnen JCC-Personeelsplanning waarin door 4 planners zo’n 60 tot 80 medewerkers worden ingepland.
Tip voor andere besturen
Tot slot heeft Nick nog een tip voor andere besturen: “Het is belangrijk dat de structuur van een team goed vaststaat en is afgestemd op het maken van een efficiënte planning. Als die structuur er niet is, zal een applicatie ook niet voor een oplossing zorgen.”