Waarom heeft de Stad Lier voor JCC-Betalen gekozen? Lees meer in dit interview.
Steeds meer gemeenten kiezen voor JCC-Betalen. Ook Stad Lier werkt sinds drie jaar met dit overzichtelijke en vooral veilige betaalsysteem. “Het is makkelijker en sneller voor de klant, maar vooral voor onze eigen medewerkers.”
“De vraag om een nieuw betaalsysteem kwam vooral van onze baliemedewerkers”, vertelt Merijn van Hoof, Teamcoördinator Dienstverlening. “We hadden een verouderd kassasysteem, dat zeer omslachtig werkte. Om een product te zoeken moest de medewerker eerst scrollen door een lange lijst producten. Dat kostte onnodig veel tijd. Het aanmaken en verwijderen van producten was eveneens omslachtig, net als het aanpassen van prijzen.” Stad Lier bekeek het aanbod van meerdere leveranciers van betaalsystemen. “Al snel kwamen we uit bij JCC Software. Van hen hadden we al andere toepassingen in gebruik.”
Koppeling met Cevi
Stad Lier, een middelgrote gemeente met 37.000 inwoners, werkte al met JCC-Klantgeleiding, JCC-Afspraken en JCC-Personeelsplanning. “Het gebruiksgemak van al deze toepassingen is heel hoog”, stelt Chris van Goylen, Teamcoördinator Boekhouding. “In een demo hebben we gezien dat dit ook het geval is bij JCC-Betalen. Daarom hebben we drie jaar geleden gekozen voor dit betaalsysteem. Het is bovendien eenvoudig te koppelen aan Cevi, ons boekhoudsysteem.” Bij JCC-Betalen worden alle betalingen op één plaats geregistreerd, verwerkt en aangeboden aan de financiële administratie. Ook de internetbetalingen en transacties uit andere applicaties kunnen hier worden vastgelegd. Van dat laatste maakt Lier overigens (nog) geen gebruik.
Tevreden medewerkers
Volgens Van Hoof werkt JCC-Betalen snel en simpel. “Is er een klant aan de balie? Dan kan de medewerker eenvoudig het betreffende product selecteren. Vervolgens komt de prijs in beeld, waarna kan worden gekozen voor een cash betaling of betaling via bancontact. Voor de klant gaat het iets sneller dan bij ons vorige systeem.” De grootste winst ervaren de medewerkers. “Die zijn heel tevreden”, aldus Van Hoof.
“Het systeem is snel, duidelijk en vooral gebruiksvriendelijk. De look and feel en de indeling zijn zeer overzichtelijk. Vooral het zoeken van producten gaat veel makkelijker dan voorheen. Ook de collega’s die de achterkant van de toepassing beheren zijn content. Het is eenvoudig om producten aan te maken of te verwijderen. Ook het aanpassen van prijzen voor de jaarlijkse indexatie is eenvoudig. Het is daarbij tevens mogelijk om de startdatum aan te geven.”
Overzicht transacties
De financiële afdeling is eveneens te spreken over JCC-Betalen, dat aan verschillende boekhoudsystemen gekoppeld kan worden. “Met de leverancier van Cevi hebben we hiervoor eenmalig een protocol aangemaakt”, vertelt Van Goylen. “Periodiek maak ik een journaalpostexport. Dit is een Excel bestand dat simpel kan worden ingelezen in Cevi. Met een paar muisklikken zijn alle transacties verwerkt in onze boekhouding. Daarmee heb ik alle verkopen in beeld die zijn verricht door de baliemedewerkers.” Bij een volgende release is het mogelijk om de journaalpostenexport periodiek in te stellen. Handmatige handelingen zijn dan niet meer nodig. “Dat is een handige bijkomstigheid”, aldus Van Goylen.
Altijd volgens plan
JCC-Betalen kan tevens worden gekoppeld aan andere JCC oplossingen waar de gemeente gebruik van maakt. “Stel: een klant heeft via JCC-Afspraken een afspraak gemaakt voor een nieuw rijbewijs”, zegt Van Hoof. “Bij onthaal neemt deze klant een bon. Vervolgens roepen wij de klant op via JCC-Klantgeleiding. Zodra de klant bij de balie komt, weet JCC-Betalen al: deze klant komt voor een rijbewijs en kan automatisch de prijs worden aangemaakt.
We gaan nu kijken hoe dit in de praktijk voor ons werkt.” Bij dit proces kan Lier rekenen op begeleiding door JCC Software. “Bij JCC Software verloopt alles altijd keurig volgens plan”, aldus Van Hoof. “Dat was ook het geval bij de implementatie van JCC-Betalen. Op voorhand wordt duidelijk afgesproken wat er moet gebeuren en wanneer – en wie welke informatie moet aanleveren of behandelen.” Is de leverancier ook goed bereikbaar bij vragen? Merijn van Hoof lacht. “Ik denk dat we in drie jaar tijd nog geen vijf vragen hebben gesteld. Dit systeem doet gewoon wat het moet doen.”
